Actividades de control

Uno de los cinco componentes funcionales del control interno. Corresponde a las políticas y los procedimientos que los jerarcas y los titulares subordinados deben establecer para asegurar que se realicen las actividades necesarias para un desempeño institucional satisfactorio, como base para una administración eficaz del riesgo con miras al logro de los objetivos de la organización. 

Administración activa

Uno de los dos componentes orgánicos del control interno. Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico, es el conjunto de órganos de la función administrativa que deciden y ejecutan, incluyendo al jerarca como última instancia. Es el sujeto pasivo de la fiscalización superior que realiza la Contraloría General de la República (incluye a la Auditoría Interna). 

Administración de
riesgos

Gestión que se efectúa para limitar y reducir el riesgo asociado con todas las actividades de la organización a diferentes niveles. Incluye actividades que identifican, miden, valoran, limitan y reducen el riesgo. De esas actividades, el control interno contempla la identificación y la valoración de los riesgos. 

Ambiente de control

Uno de los cinco componentes funcionales del control interno. Comprende el conjunto de factores del ambiente organizacional que el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios deben establecer y mantener, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa del patrimonio público. 

Auditoría interna

Uno de los dos componentes orgánicos del sistema de control interno. Es la actividad independiente, objetiva, asesora y que proporciona seguridad al ente u órgano, que se crea para agregar valor y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en las instituciones y órganos. Debe proporcionar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y demás servidores de la institución se realiza con apego a sanas prácticas y al marco jurídico y técnico aplicable. 

Control interno

También denominado “sistema de control interno”. Comprende la serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización, fundamentalmente en las siguientes categorías: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; b) Confiabilidad y oportunidad de la información; c) Eficiencia y eficacia de las operaciones; y d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. 

Criterios fundamentales
de control

Orientaciones básicas emitidas por el jerarca para el funcionamiento de cada uno de los componentes del sistema de control interno vistos individualmente y en su interacción.

Eficacia de las
operaciones

Capacidad de las operaciones para contribuir al logro de los objetivos institucionales de conformidad con los parámetros establecidos. 

Eficiencia de las
operaciones

Capacidad de las operaciones para aprovechar racionalmente los recursos disponibles en pro del logro de los objetivos institucionales, procurando la optimización de aquéllos y evitando dispendios y errores. 

Informe CoCo

Guía de control emitida en 1995 por la Junta de Criterios de Control (CoCo, por las siglas en inglés de Criteria of Control Board) del Instituto Canadiense de Contadores Certificados (CICA, por las siglas en inglés de Canadian Institute of Chartered Accountants), que desarrolla veinte criterios para un control interno efectivo, agrupadas en cinco categorías, a saber:

·        Propósito

·        Compromiso

·        Capacidad

·        Vigilancia

·        Aprendizaje 

Informe COSO

Informe sobre el “Marco Integrado de Control Interno” (Internal Control—Integrated Framework) elaborado en 1992 por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO, por las siglas en inglés de Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision), con base en una recopilación a nivel mundial de información sobre tendencias y conocimientos relativos a control interno. El informe presenta una visión actualizada de la materia, que se encuentra vigente en los Estados Unidos de América y ha logrado reconocimiento en diversos países y organizaciones internacionales. 

INTOSAI

Siglas en inglés de la “Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores” (INTOSAI), organismo autónomo, independiente y apolítico, con sede en Viena (Austria), creado como una institución permanente para fomentar el intercambio de ideas y experiencias entre las Entidades Fiscalizadoras Superiores de los países miembros, en lo que se refiere a la auditoría gubernamental. La Contraloría General de la República de Costa Rica está adscrita a este organismo. 

Jerarca

Superior jerárquico supremo del órgano o ente y quien ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente; puede ser unipersonal (ejemplos: ministro o presidente ejecutivo) o colegiado (ejemplos: concejo municipal o junta directiva). 

Misión

Enunciado que describe el propósito fundamental y la razón de existir de una dependencia, institución o unidad; define el beneficio que pretende dar, y establece las fronteras de responsabilidad, así como su campo de especialización. 

Objetivos estratégicos

Propósitos definidos en términos generales que identifican las finalidades hacia las cuales deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misión y los propósitos institucionales. 

Objetivos operativos

Expresión cualitativa de un propósito particular en un periodo determinado, que debe responder a las preguntas “qué” y “para qué”. Se diferencia del objetivo estratégico por su nivel de detalle y complementariedad. Su característica principal es que debe permitir cuantificarse para que sea expresado en metas. 

Planificación estratégica

Proceso que permite a la organización y a sus dependencias establecer su misión, visión, valores y demás ideas rectoras, así como definir sus propósitos y elegir las estrategias para la consecución de sus objetivos, a efecto de satisfacer las necesidades a las cuales se orientan sus bienes o servicios. 

Planificación operativa

Proceso mediante el cual la organización selecciona alternativas y cursos de acción, en función de objetivos y metas generales, tomando en consideración la disponibilidad de recursos reales y potenciales para concretar programas y acciones específicas en el tiempo y el espacio. 

Políticas

Criterios o directrices de acción elegidas como guías en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional. Sirven como base para la implementación de los procedimientos y la ejecución de los controles atinentes. 

Rendición de cuentas

Obligación de responder por la responsabilidad conferida. Incluye la obligación de explicar y justificar acciones específicas realizadas con el patrimonio público. 

Riesgo

Probabilidad de que un factor, acontecimiento o acción, sea de origen interno o externo, afecte de manera adversa a la organización, área, proyecto o programa y perjudique el logro de sus objetivos. 

Seguimiento

Uno de los cinco componentes funcionales del sistema de control interno. Incluye las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno —y, por ende, el logro de los objetivos institucionales— a través del tiempo y asegurar que el sistema pueda reaccionar de manera dinámica según requieran las condiciones imperantes y, más específicamente, la evolución del riesgo. Asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud. 

Seguridad razonable

El concepto de que el control interno, sin importar cuán bien esté diseñado y sea operado, no puede garantizar que una institución alcance sus objetivos, en virtud de las limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno, tales como los errores de juicio, las limitaciones de recursos, la necesidad de considerar el costo de los controles frente a sus beneficios potenciales, la eventualidad de violaciones del control, y la posibilidad de colusión y de infracciones por parte de la administración, y el impacto de otras actuaciones que no son elementos del control interno, entre otros, la determinación de la misión, visión e ideas rectoras. 

Sinergia

Acción de dos o más causas cuyo efecto es superior a la suma de los efectos individuales. 

Sistemas de

información

Uno de los cinco componentes funcionales del sistema de control interno. Se refiere al proceso mediante el cual la administración activa identifica, registra y comunica en la forma, el tiempo y las condiciones precisas, la información financiera, administrativa o de otra naturaleza, relacionada con actividades y eventos internos y externos relevantes para la organización y para otras instancias interesadas. (Véase Artículo 16 de la Ley General de Control Interno.) 

Titular subordinado

Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones. Ejemplo: gerentes y jefes de unidad. 

Valoración del riesgo

Uno de los cinco componentes funcionales del control interno. Corresponde a la identificación y evaluación de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas, relevantes para la consecución de sus objetivos, que deben realizar el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos. 

Valores éticos

Valores morales que permiten a quien toma una decisión, determinar un curso de comportamiento apropiado, basados en lo que está bien, lo que puede ir más allá de lo que es legal. 

Visión

Perspectiva que describe un escenario altamente deseable como estado futuro de la organización. Permite tener claridad sobre lo que se quiere hacer y a dónde se quiere llegar en una organización, pues permite visualizar los deseos, sueños, anhelos, aspiraciones que se quieren traer a la realidad.