El Control Interno es el conjunto de acciones, políticas, procedimientos y actividades implementadas por la institución para contribuir al cumplimiento de sus objetivos. Su importancia radica en que favorece una gestión ordenada, eficiente y transparente, promueve el adecuado uso de los recursos institucionales, facilita la administración de los riesgos y fortalece la mejora continua de los procesos.

Sí. La Ley General de Control Interno N°8292 establece la obligación de contar con un Sistema de Control Interno que contribuya al cumplimiento de los objetivos institucionales, la protección de los recursos públicos y adecuado funcionamiento de la organización.

La responsabilidad recae en el jerarca, las personas titulares subordinadas y el personal de cada dependencia, de acuerdo con las funciones y responsabilidades que les corresponden. Cada persona debe contribuir al establecimiento, mantenimiento y perfeccionamiento y evaluación del Sistema de Control Interno dentro de su ámbito de competencia.

Todas las personas funcionarias deben cumplir con las normas, procedimientos y controles establecidos, para el desempeño de sus funciones, así como participar activamente en el fortalecimiento del Sistema de Control Interno mediante una gestión responsable, ética y orientada al cumplimiento de los objetivos institucionales

La Oficina de Control Interno brinda asesoría, capacitación, acompañamiento técnico y herramientas de apoyo en materia de Control Interno y Gestión de Riesgos, con el propósito de facilitar el cumplimiento de las responsabilidades que corresponden a las distintas dependencias institucionales.

El Control Interno forma parte de la gestión diaria de la institución y es responsabilidad de la Administración Activa. La Auditoría Interna, por su parte, ejerce una función independiente y objetiva de evaluación, mediante la cual analiza el funcionamiento de los controles y emite recomendaciones para su fortalecimiento.

No. Cada oficina o despacho judicial es responsable de sus decisiones. La Oficina de Control Interno solo asesora y apoya.

Le ayuda a organizar mejor sus procesos, prevenir errores o irregularidades, tomar decisiones informadas y cumplir de manera más efectiva con sus responsabilidades.

El Control Interno contribuye al cumplimiento de los objetivos institucionales, fortalece la transparencia y la rendición de cuentas, promueve el uso adecuado de los recursos públicos y facilita la identificación oportuna de riesgos. Asimismo, favorece la mejora continua de los procesos, la toma de decisiones informadas y la prestación de servicios de mayor calidad a las personas usuarias.

No. Aunque el jerarca y las personas titulares subordinadas tienen responsabilidades específicas establecidas en la Ley General de Control Interno, todas las personas funcionarias participan en el Sistema de Control Interno mediante el cumplimiento de sus funciones, la aplicación de los controles establecidos y la observancia de la normativa institucional. Por ello, el fortalecimiento del Control Interno es una responsabilidad compartida en toda la organización.

Debe ser analizado y valorado por la dependencia correspondiente, con el fin de determinar su posible impacto y definir las medidas necesarias para su administración.

No necesariamente. La aceptación de un riesgo debe estar debidamente justificada y sustentada en el análisis realizado por la dependencia. La decisión de aceptar un riesgo implica que este se mantiene en un nivel que la oficina considera manejable y que no requiere medidas adicionales de administración. Sin embargo, cuando el riesgo presenta una probabilidad o impacto significativo, o podría afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales, es recomendable valorar la implementación de medidas orientadas a reducir, controlar, compartir o evitar dicho riesgo. La aceptación de riesgos debe responder a un análisis razonado y documentado, y no convertirse en una práctica general para todos los riesgos identificados.

No. La definición de medidas dependerá del nivel de riesgo obtenido durante el proceso de valoración. Algunos riesgos podrían mantenerse bajo aceptación cuando su nivel sea considerado bajo o cuando las medidas existentes resulten suficientes. En otros casos, será necesario establecer acciones adicionales para disminuir la probabilidad de ocurrencia o el impacto de sus consecuencias.

La decisión corresponde a la jefatura y a las personas responsables de la gestión de la dependencia, con base en el análisis realizado durante el proceso de valoración de riesgos. Esta decisión debe estar debidamente documentada y respaldada por criterios objetivos.

La oficina o despacho debe analizar la situación, valorar las consecuencias generadas y determinar si las medidas implementadas fueron suficientes o si es necesario establecer acciones adicionales para evitar que la situación vuelva a ocurrir.

No. La responsabilidad de identificar, valorar, administrar y dar seguimiento a los riesgos corresponde al jerarca y a las jefaturas de cada dependencia. La Oficina de Control Interno brinda asesoría, capacitación y acompañamiento técnico para apoyar el cumplimiento de esas responsabilidades.

Porque los riesgos pueden variar con el tiempo. El seguimiento permite verificar si las medidas implementadas continúan siendo efectivas o si es necesario realizar ajustes para mantener los riesgos en niveles aceptables.

Sí. La documentación de respaldo permite demostrar las acciones efectuadas, facilita la trazabilidad de la gestión y constituye un insumo importante para la toma de decisiones y los procesos de evaluación.

El seguimiento de los riesgos forma parte de las responsabilidades asociadas a la gestión institucional y al Sistema de Control Interno. Su incumplimiento limita la posibilidad de verificar si los riesgos identificados continúan siendo relevantes y si las medidas implementadas siguen siendo efectivas.

Es un proceso mediante el cual las oficinas y despachos judiciales revisan periódicamente el cumplimiento de las normas de control interno y determinan acciones de mejora para fortalecer su gestión.

Deben participar las personas responsables de los procesos y actividades de la dependencia, ya que son quienes conocen su funcionamiento y los controles aplicados.

La solicitud debe realizarse mediante el procedimiento institucional establecido. La Oficina de Control Interno puede brindar orientación cuando sea necesario.

Es el documento mediante el cual las personas funcionarias obligadas presentan un resumen de los principales resultados, logros, proyectos, acciones desarrolladas y asuntos relevantes de su gestión al finalizar un cargo, función o período determinado.

Las personas funcionarias que, de conformidad con la normativa institucional vigente, se encuentren obligadas a rendir cuentas al concluir su gestión o cesar en un cargo determinado.

El informe debe incluir información relevante sobre la gestión realizada, tales como los principales resultados alcanzados, proyectos ejecutados, estado de asuntos pendientes, recursos administrados, recomendaciones para la continuidad de la gestión y cualquier otro aspecto que facilite el proceso de rendición de cuentas y la adecuada transición de funciones.

En la sección de normativa de esta página web se encuentra disponible legislación, lineamientos, circulares y documentos de consulta relacionados con el Sistema de Control Interno.

Porque fortalece la transparencia, la rendición de cuentas y la continuidad de la gestión institucional, permitiendo documentar los principales resultados alcanzados y facilitar el traslado ordenado de información a quien asuma las funciones correspondientes.

Sí. Cuando se producen cambios en las condiciones del entorno, en los procesos o en la operación de la oficina, los riesgos pueden ser actualizados para reflejar adecuadamente la situación actual.

Las propuestas de mejora deben ser conocidas y respaldadas por la jefatura correspondiente, quien es responsable de promover su ejecución y dar seguimiento a su cumplimiento.

La nueva jefatura asume la responsabilidad de continuar con las actividades de seguimiento, así como con la ejecución de las acciones pendientes relacionadas con el Sistema de Control Interno y la gestión de riesgos.

Dependiendo de la actividad realizada, pueden utilizarse informes, actas, minutas, correos electrónicos, registros de reuniones, estadísticas, reportes de sistemas, controles de seguimiento u otros documentos que respalden la gestión efectuada.

La normativa no establece una periodicidad específica. Sin embargo, es recomendable que el equipo se reúna cuando sea necesario para atender las actividades relacionadas con la identificación, valoración y seguimiento de los riesgos de la dependencia.

Un riesgo es una situación o evento que podría afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales. Una oportunidad de mejora corresponde a una acción o iniciativa orientada a fortalecer procesos, corregir debilidades o mejorar los resultados obtenidos

Para solicitar permisos de acceso a los sistemas PAI o SEVRI, la jefatura correspondiente deberá remitir a la Oficina de Control Interno la siguiente información:

Nombre completo de la persona usuaria.
Número de identificación.
Código de oficina.
Nombre completo de la oficina o despacho judicial.
Período de vigencia requerido para el acceso.

La solicitud será atendida de conformidad con los procedimientos institucionales establecidos para la administración de permisos.

Con el fin de asegurar la continuidad de la gestión y la atención oportuna de las actividades relacionadas con el PAI y el SEVRI, se recomienda que cada oficina o despacho judicial cuente con al menos dos personas usuarias autorizadas para ingresar a los sistemas.

Las personas usuarias autorizadas son responsables del uso adecuado de los accesos otorgados, así como de la confidencialidad de sus credenciales y de la información registrada o consultada mediante estos sistemas.